La photocopieuse pourrait sembler passer de mode, avec la généralisation des imprimantes dans les bureaux pourtant, il n'en est rien. Cet appareil permet de gagner en productivité et d'éviter une perte de temps considérable notamment dus aux va-et-vient constants aux bureaux offrant ce service en externe.
Les principaux avantages
Le photocopieur compte parmi les équipements de bureautique les plus incontournables. Malgré les avancées technologiques et la dominance du numérique, les entreprises ont toujours besoin de conserver une trace palpable de leurs documents, d'où l'importance de cet appareil pour le bon déroulement du travail.
Une photocopieuse conforme aux normes modernes est toujours intégrée dans un réseau global. Autrement dit, tous les employés y ont accès à partir de leur poste d'ordinateur. Ils peuvent donc imprimer des documents, scanner des fichiers et produire autant de copies qu'ils le souhaitent à partir d'un seul et même papier. En investissant dans un modèle professionnel, les entreprises peuvent connecter tous les appareils mobiles sur ce même équipement, ce qui représente une économie d'argent indéniable.
Il est à noter que les dispositifs professionnels sont polyvalents, offrant ainsi de nombreuses fonctionnalités que les employés peuvent exploiter en quelques clics. Les grandes entreprises peuvent même choisir des appareils permettant de :
- numériser des documents papier ;
- procéder à l'impression des fichiers ;
- transmettre des fax ;
- créer des copies en couleurs.
Les fonctionnalités avancées
Si cet outil est de plus utilisé en entreprise, c'est parce qu'il permet de produire une infimité de copies en un temps record. Les fabricants perfectionnent la technicité de ces appareils afin de coller davantage aux besoins des business. Pour cette raison, les modèles disponibles sur le marché sont :
- faciles à mettre en installer ;
- faciles à utiliser ;
- suffisamment petit pour ne pas encombrer l'espace de travail ;
- susceptibles d'offrir une plus grande longévité aux consommables ;
- dotés de plusieurs fonctionnalités ;
- équipés d'un scanner numérique intégré.
Les petites entreprises avec un budget limité hésitent à investir dans ce type d'équipement. Ils y voient une dépense élevée en dépit de son utilité. Ces business naissants ont la possibilité de louer une louer cet appareil sans apport initial. Si cette solution permet de résoudre le problème du manque de ressources au moment du lancement d'une entreprise, elle peut rapidement s'avérer inappropriée. Tôt ou tard, on finit par comprendre les avantages à long terme d'investir dans un appareil professionnel.
Les différents modèles disponibles sur le marché
Voici les modèles de qualité professionnelle destinés aux entreprises :
- Les appareils en noir et blanc et couleurs : Le critères des couleurs est essentiel pour choisir le bon appareil. Même si la capacité à produire des copies colorées est un paramètre utile, certaines entreprises éprouvent le besoin d'avoir un dispositif distinct pour impression noir et blanc.
- Les modèles multifonctions : En dehors des fonctionnalités intégrées dans les appareils traditionnels, les versions multifonctions assurent des tâches supplémentaires comme la numérisation des documents en papier et l'envoi des fax. Certains dispositifs plus développés permettent une programmation à distance et une personnalisation précise des fonctionnalités.
- Les appareils numériques : Avec un appareil analogique, vous pouvez produire des copies en grand et en petite quantité. Cependant, la qualité obtenue est inférieure à celle des dispositifs numériques. Pour un usage professionnel, nous vous invitions alors à considérer les modèles qui permettent la numérisation des documents.
- Les tireuses de plan : Si dans le cadre de votre activité vous devez produire des photocopies grand format, optez pour ce modèle assurant des fonctionnalités rapides et un rendu visuel irréprochable.
Conseils de maintenance et d'entretien
Une fois votre appareil installé et mis en marche, il faut l'entretenir de temps à autre afin de repérer les pannes à un stade primaire. Cela évite à votre équipement des dégâts plus sérieux dont la réparation requiert de plus grandes dépenses. Les fabricants proposent alors des contrats d'entretien : une formule d'achat complète qui attire de plus en plus d'entreprises et qui permet de bénéficier de services comme :
- un entretien régulier;
- le dépannage à distance ;
- la livraison des consommables.
Par ailleurs, pour honorer vos engagements écologiques, le recyclage de ces appareils est une démarche très utile. Il permet une meilleure gestion de ces dispositifs encombrants et confère aux business de renvoyer une image respectable aux yeux des clients et des fournisseurs.