Comment de simples bureaux pourraient-ils prétendre posséder une intelligence ? Ce terme passe-partout désigne en réalité l'intégration de technologies innovantes principalement issues du domaine numérique. Comment une telle configuration associée à des infrastructures informatiques performantes peut-elle doper la productivité globale des entreprises ?
Smart Office : de quoi s'agit-il ?
Pour mieux se représenter un tel concept, commencez par vous pencher sur la notion de smart building. Celle-ci désigne les immeubles dotés de fonctions capables d'assurer la bonne gestion et la maintenance des locaux en fonction de multiples paramètres. Les environnements de ce type fonctionnent à l'aide des informations remontées par des milliers de capteurs connectés. Appliqué au bureau, ce principe se nomme alors smart office. Il s'appuie principalement sur une technologie appelée Internet des Objets. Déjà largement entrée dans la vie quotidienne, c'est grâce à elle que vous pouvez utiliser les assistants vocaux ou contrôler à distance les volets électriques de votre habitation par exemple. Les bureaux modernes vont donc pouvoir suivre et accompagner les dernières tendances qui touchent le monde du travail.
Quels sont les principaux avantages d'un bureau intelligent ?
D'après les premiers retours d'expérience, l'optimisation des espaces de travail en entreprise engendre quatre avantages majeurs en à peine quelques semaines. Le changement va tout d'abord influencer positivement la productivité globale des salariés, notamment en automatisant une grande majorité des tâches les plus répétitives. L'apport technologique permet également de maximiser l'utilisation des bureaux mais aussi des salles de travail (et plus particulièrement des lieux de réunion). Tout le monde se sentira alors plus à l'aise au sein des locaux, contribuant ainsi à l'épanouissement individuel des salariés. Plus concernés, les salariés s’estimeront aussi mieux valorisés.
Favoriser le bien-être des collaborateurs
Longtemps sous-estimé, le bien-être des salariés sur le lieu de travail devient désormais une préoccupation majeure pour tous les chefs d'entreprises. En effet, ce paramètre influence fortement la productivité. Le smart office peut résoudre une partie du problème. Il est ainsi possible de réguler automatiquement la quantité de lumière naturelle et donc de réduire la sensation de fatigue du salarié. Il est même imaginable de procéder à la détection des employés restés trop longuement devant leur écran. Une alerte leur rappellera alors l'importance de se déplacer quelques instants ou de prendre le temps de se nourrir.
Un exemple : faciliter la gestion des salles de réunion
Dans certaines entreprises, la disponibilité des espaces de travail et de réunion relève souvent du casse-tête ! Les changements incessants de lieu ou d'horaires vont nécessairement créer des tensions et des frustrations qui vont impacter le moral des équipes sur le long terme. Heureusement, il existe des suites logicielles et des outils technologiques pour résoudre ces problèmes. Commencez par centraliser la réservation des salles. Les équipes techniques pourront ainsi installer au moment le plus opportun du matériel spécifique en fonction des demandes (projecteur, matériel informatique etc). Placez également des écrans à proximité de ces espaces afin de signaler à tous quand débutera ou se terminera la prochaine session.
L'informatique présente également l'avantage d'historiser l'ensemble des échanges et données. Il serait donc idiot de ne pas les exploiter. Pourquoi, par exemple, ne pas mesurer l utilisation réelle des salles de réunion ou des open space ? Vous pourrez alors alerter les décideurs sur la nécessité d'agrandir les locaux actuels ou de mieux réguler les présences des collaborateurs. Contrairement aux apparences, le taux d'occupation des salles de réunion constitue un indicateur important pour le pilotage d'une entreprise !
Quel est l'avenir des bureaux intelligents ?
Il serait faux de penser que les technologies de bureau intelligents sont déjà toutes matures. Ce n'est en réalité que le début du changement. D'ici quelques années et même quelques mois, de nouveaux développements seront disponibles contribuant à la sophistication et à l'amélioration des solutions actuellement proposées.
Pour illustrer ce propos, voici un exemple des développements en cours. L'identification des visiteurs pénétrant des les locaux est un enjeu majeur pour les entreprises. Le système actuel nécessite un traitement humain des informations. Dans un avenir proche, la reconnaissance faciale permettra une identification parfaite de chacun individu pénétrant sur le site. Il sera même possible de suivre discrètement sa progression au sein des locaux !
Enfin, il ne faudrait surtout pas passer sous silence les avantages des bureaux intelligents sur l'optimisation de l'efficacité énergétique des bâtiments. Les systèmes de chauffage et de climatisation pourront automatiquement se réguler en fonction de l'évolution des conditions météorologiques ou des taux d'utilisation du bâtiment. De quoi réaliser quelques belles économies !